Cómo crear un Modelo de Competencias para determinar las Necesidades de Formación y Capacitación

Qué es un modelo de competencias y para qué sirve

Un Modelo de Competencias es una herramienta que describe las habilidades, los conocimientos y los comportamientos necesarios para desempeñar con éxito una función dentro de una organización. Este modelo sirve para identificar, evaluar y desarrollar el talento humano, así como para determinar las necesidades de formación y capacitación.

Un modelo de competencias se compone de los siguientes elementos:

• Una definición de cada competencia, que explica su significado y su importancia para la organización.
• Unos indicadores de comportamiento, que describen las acciones o conductas observables y medibles que evidencian el dominio de la competencia.
• Unos niveles de dominio, que establecen los grados o escalas de desarrollo de la competencia, desde el más básico hasta el más avanzado.
• Unas evidencias o fuentes de información, que permiten verificar y evaluar el nivel de dominio de la competencia.

Un modelo de competencias puede servir para diversos propósitos:

• Orientar los procesos de selección, evaluación, formación, desarrollo y gestión del talento humano, al establecer los criterios y los estándares de desempeño esperados para cada rol, nivel o área de la organización.
• Facilitar la comunicación y la alineación entre los objetivos estratégicos de la organización y las expectativas y necesidades de los empleados, al clarificar las competencias que se requieren y se valoran para el éxito organizacional.
• Promover el aprendizaje y el desarrollo continuo de los empleados, al identificar sus fortalezas y áreas de mejora, y al ofrecerles oportunidades y recursos para el desarrollo de sus competencias.
• Mejorar el clima y la cultura organizacional, al fomentar el reconocimiento, la motivación, el compromiso y la satisfacción de los empleados, al brindarles un entorno de trabajo que respeta, apoya y potencia sus competencias.

Tipos de modelos de competencias

Existen diferentes tipos de modelos de competencias, según el enfoque, el alcance, la metodología y el nivel de detalle que se utilicen para su elaboración. Algunos de los tipos más comunes son los siguientes:

Modelos de competencias basados en la organización: son aquellos que definen las competencias que son comunes y esenciales para toda la organización, independientemente del rol o el nivel que se desempeñe. Estas competencias reflejan la misión, la visión, los valores y la cultura de la organización, y se conocen como competencias corporativas, organizacionales o transversales. Ejemplos de estas competencias son la orientación al cliente, la innovación, el trabajo en equipo, la comunicación, la adaptación al cambio, etc.

Modelos de competencias basados en el trabajo: son aquellos que definen las competencias que son específicas y diferenciadoras de cada puesto, función o tarea que se realiza en la organización. Estas competencias reflejan las responsabilidades, los objetivos y los resultados esperados de cada rol, y se conocen como competencias técnicas, funcionales o específicas. Ejemplos de estas competencias son el conocimiento en ingeniería, gestión comercial, jurídica, etc.

Modelos de competencias basados en las funciones: son aquellos que definen las competencias que son compartidas y relevantes para un conjunto de puestos, funciones o tareas que tienen características similares o afines en la organización. Estas competencias reflejan las competencias técnicas, funcionales o específicas. Ejemplos de estas competencias son el liderazgo, la gestión de proyectos, la negociación, etc.

Modelos de competencias basados en la educación: son aquellos que definen las competencias que son necesarias y deseables para el desempeño profesional de los egresados de un programa, nivel o modalidad educativa. Estas competencias reflejan los conocimientos, las habilidades, las actitudes y los valores que se adquieren y se desarrollan a través del proceso formativo, y se conocen como competencias educativas, académicas o curriculares. Ejemplos de estas competencias son la investigación, el pensamiento crítico, la expresión oral y escrita, el aprendizaje autónomo, etc.

Cómo se crea un modelo de competencias

Para crear un modelo de competencias es preciso seguir una serie de etapas o fases, que pueden variar según el tipo, el propósito y el alcance del modelo. No obstante, es posible identificar algunas etapas generales que se aplican en la mayoría de los casos :

Fase 1: Planificación. En esta fase se definen los objetivos, el alcance, los recursos, el cronograma y los responsables del proyecto de creación del modelo de competencias. También se establece la metodología, los instrumentos y los criterios que se utilizarán para el diseño, la validación y la implementación del modelo. Además, se identifican y se involucran a las partes interesadas, como los directivos, los empleados, los clientes, los proveedores, los expertos, etc., que participarán en el proceso de creación del modelo.

Fase 2: Análisis. En esta fase se recopila y se analiza la información relevante para la creación del modelo de competencias. Esta información puede provenir de fuentes internas y externas, como documentos organizacionales, entrevistas, encuestas, grupos focales, observaciones, estudios de mercado, benchmarking, etc. El objetivo de esta fase es identificar las competencias clave que se requieren para cada rol, nivel o área de la organización, así como los indicadores de comportamiento y los niveles de desempeño deseables en cada indicador.

Fase 3: Diseño. En esta fase se elabora el borrador del modelo de competencias, a partir de los resultados del análisis. Se define y se describe cada competencia, se establecen los indicadores de comportamiento, los niveles de dominio y las evidencias o fuentes de información para cada competencia. También se determina la estructura y la organización del modelo, es decir, cómo se clasifican y se agrupan las competencias según el tipo, el rol, el nivel o el área de la organización. Además, se elabora un documento o una guía que explique el propósito, el contenido y el uso del modelo de competencias.

Fase 4: Validación. En esta fase se verifica y se ajusta el modelo de competencias, para asegurar su calidad, su pertinencia y su aplicabilidad. Se realiza una validación técnica, que consiste en revisar la coherencia, la claridad, la precisión y la consistencia del modelo, con la ayuda de expertos, académicos o consultores. También se realiza una validación empírica, que consiste en contrastar el modelo con la realidad organizacional, con la participación de los directivos, los empleados, los clientes, los proveedores y otras partes interesadas. Se recogen y se analizan los comentarios, las sugerencias y las observaciones de los validadores, y se realizan los cambios necesarios en el modelo.

Fase 5: Implementación. En esta fase se difunde y se aplica el modelo de competencias, para lograr su aceptación y su utilidad. Se comunica el modelo a toda la organización, mediante diferentes medios y estrategias, como reuniones, talleres, boletines, etc. Se capacita a los usuarios del modelo, como los responsables de selección, evaluación, formación, desarrollo y gestión del talento humano, para que conozcan y utilicen el modelo de forma adecuada. Se integra el modelo con los procesos y los sistemas de gestión de recursos humanos, como el software de evaluación, el plan de formación, el sistema de recompensas, etc. Se monitorea y se evalúa el impacto y los resultados del modelo, mediante indicadores de desempeño, satisfacción, clima, etc.

Cómo se utiliza un modelo de competencias para determinar las necesidades de formación y capacitación

Una de las principales aplicaciones de un modelo de competencias es la determinación de las necesidades de formación y capacitación de los empleados de una organización. Las necesidades de formación y capacitación son las brechas o las diferencias entre el nivel de competencia actual y el nivel de competencia deseado o requerido para el desempeño de una función o tarea en un contexto determinado .

Para determinar las necesidades de formación y capacitación, se sigue un proceso que consta de lss siguientes etapas:

Etapa 1: Identificación. En este paso se identifican las competencias que se requieren para el desempeño de cada rol, nivel o área de la organización, según el modelo de competencias. También se identifican las fuentes de información que se utilizarán para evaluar el nivel de competencia actual y el nivel de competencia deseado o requerido de los empleados, como el perfil del puesto, los objetivos estratégicos, los planes de carrera, las evaluaciones de desempeño, las autoevaluaciones, las encuestas de satisfacción, etc.

Etapa 2: Evaluación. En este paso se evalúa el nivel de competencia actual y el nivel de competencia deseado o requerido de los empleados, utilizando las fuentes de información identificadas. Se aplican los instrumentos y los métodos de evaluación adecuados para cada competencia, como pruebas, entrevistas, observaciones, simulaciones, etc. Se utilizan los indicadores de comportamiento, los niveles de dominio y las evidencias o fuentes de información definidos en el modelo de competencias, para asegurar la validez y la fiabilidad de la evaluación.

Etapa 3: Comparación. En este paso se compara el nivel de competencia actual y el nivel de competencia deseado o requerido de los empleados, para identificar las brechas o las diferencias entre ambos. Se calcula el grado o la magnitud de la brecha, utilizando fórmulas, escalas o matrices de comparación. Se priorizan las brechas según su importancia, urgencia o impacto para el desempeño de la función o tarea, y para el logro de los objetivos estratégicos de la organización.

Etapa 4: Formulación. En este paso se formulan las necesidades de formación y capacitación de los empleados, a partir de las brechas identificadas y priorizadas. Se define el objetivo, el contenido, la metodología, la duración, el público, los recursos y los indicadores de cada necesidad de formación y capacitación. Se elabora un documento o un informe que sintetice y justifique las necesidades de formación y capacitación, y que proponga las acciones o las soluciones para atenderlas.

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Referencias bibliográficas 

: Alles, M. A. (2015). *Diccionario de comportamientos: la triada gestión por competencias, gestión del desempeño y balance scorecard*. Granica.

: Boyatzis, R. E. (2008). *Competencies in the 21st century*. Journal of Management Development, 27(1), 5-12.

: Mansfield, B. (2004). *Competence in transition*. Journal of European Industrial Training, 28(2/3/4), 296-309.

: Kaufman, R., Guerra, I., & Platt, W. A. (2006). *Practical evaluation for educators: Finding what works and what doesn't*. Corwin Press.

: Goldstein, I. L., & Ford, J. K. (2002). *Training in organizations: Needs assessment, development, and evaluation*. Wadsworth.

: Rodríguez, D., & Fiorentino, L. (2009). *Manual para la identificación y formulación de proyectos de capacitación*. Cinterfor/OIT.

Recursos en la web

¿Qué es un modelo de competencias? Guía completa (y plantillas gratuitas): Este artículo te explica qué es un modelo de competencias, por qué es importante, cómo crearlo y cómo aplicarlo. Además, te ofrece dos plantillas gratuitas para que puedas elaborar tu propio modelo de competencias. https://www.zavvy.io/es/blog/modelo-de-competencias

Capacitación de Personal | Por un modelo de éxito (+3 ejemplos): Este artículo te muestra cómo crear un modelo de capacitación de personal basado en la gestión por competencias. También te presenta tres técnicas de capacitación de personal y tres ejemplos de capacitación de personal muy creativos. https://www.bizneo.com/blog/capacitacion-de-personal/

Capacitación basada en competencias laborales - Cursalab. Edú Nuñez Salazar. 2023 https://cursalab.io/blog/capacitacion-basada-competencias-laborales/.

Matriz de competencias: maximiza las habilidades de tu equipo: Este artículo te enseña qué es una matriz de competencias, cómo se elabora y cómo se utiliza. También te ofrece un ejemplo de matriz de competencias y una plantilla descargable. https://www.crehana.com/blog/desempeno/matriz-de-competencias/

¿Qué es el modelo de competencias?: Este artículo te ofrece una definición sencilla de qué es el modelo de competencias, cuáles son sus beneficios y cómo se crea. https://www.betterteam.com/es/qu%C3%A9-es-el-modelo-de-competencias

Competency Model Clearinghouse (https://www.careeronestop.org/CompetencyModel/): Es un sitio web que ofrece recursos e información sobre los modelos de competencias para diferentes sectores, ocupaciones y carreras. Está patrocinado por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos.

Formación por competencias: Reto de la educación superior - Redalyc: Este artículo reflexiona sobre los desafíos y oportunidades que implica la formación por competencias en la educación superior, y propone una metodología para diseñar e implementar programas educativos basados en competencias. https://www.redalyc.org/journal/280/28059678009/html/